5 tips voor het organiseren van een open dag
26 januari 2021
Als bedrijfsleider streef je elk jaar opnieuw doelstellingen na. Een hogere winstmarge, meer klantenbinding, meer zichtbaarheid… wat jouw doelstelling ook is, evenementen organiseren is één van de manieren waarop je deze kan behalen.
Open dag organiseren
We pikken er specifiek de organisatie van een open dag uit. Open huis, familiedag… je begrijpt waar we het over hebben. Mensen komen in beweging en krijgen zo voeling met jouw onderneming. Het is ook een volmaakte gelegenheid om verschillende doelgroepen aan te trekken. Een divers publiek schept diverse kansen, zeg maar.
Wanneer je open huis houdt, vergroot je de naamsbekendheid van jouw bedrijf. Automatisch verbeter je meteen ook jouw imago. Bovendien versterk je de relatie met mensen uit de buurt én met klanten en leveranciers. Ook jouw personeel krijgt extra motivatie waardoor de uitstraling van jouw bedrijf naar buiten toe, een boost krijgt.
Open huis houden: niet twijfelen!
Zoals je al doorhebt, zijn er enkel voordelen aan een open huis of familiedag. Hoewel, het kan je wat geld en tijd kosten, maar zie het als een investering naar de toekomst toe. Nu we het nadeel van een open dag besproken hebben, geven we je vijf ideeën om er voluit voor te gaan!
1. Spaar kosten, noch moeite
Probeer niet te besparen op een familiedag: als je een gek idee hebt, ga er gewoon voor! Als jij al warm wordt bij de gedachte aan een activiteit die je wil uitvoeren of geschenk dat je zou willen geven, doe het dan. Er zullen zeker genodigden zijn die zich er in zullen kunnen vinden. Ehm… hou het wel kindvriendelijk als je gezinnen gaat uitnodigen.
Let op: we vertellen jou hier niet om het geld door ramen en deuren te gooien! Kies op voorhand een budget dat je wil spenderen en hou je eraan. Calculeer gekke ideeën mee in het budget.
2. Geef jouw gasten een herinnering mee
Je wil niet dat jouw gasten zich énkel tijdens de open dag goed voelen, je wil ook graag dat ze nog lang erna aan het evenement (en dus jouw bedrijf) herinnerd worden. Bezorg hen daarom een foto als herinnering. Je weet wel: zo’n foto die net groot genoeg is om bewaard te worden in portemonnees. Één die op bepaalde momenten (onbewust, tijdens een betaling in een winkel) eens tevoorschijn komt als herinnering aan die geweldige dag op jouw bedrijf!
De fotostripjes die uit onze photobooths komen, kunnen voorzien worden van jouw logo, maar het wordt nog leuker als je de grote winnaar inzet: kom maar binnen, greenscreen! Heb je bijvoorbeeld een transportbedrijf met open dag? Dan zetten we jouw bezoekers virtueel in die vrachtauto’s van je. Een open dag van de brandweer? De modellen worden als spuitgast gemonteerd voor een foto van een brandend huis. Heb je een ander geniaal idee? Hou je niet in, you name it, we make it! Plezier gegarandeerd en er zal na afloop zeker over jou gepraat worden.
3. Familiedag draaiboek
Heb je ooit al eens een kleuterjuf gezien met een klas van 25 koters waar alles vlekkeloos verloopt? Hoe doen ze het toch, vraag je je af. Het antwoord is eenvoudig: voorbereiding is ALLES. Wie voorbereid is, kan elk onverwacht akkefietje aan. Ook voor jouw familiedag geldt dat een draaiboek een must is. Kondig een open dag aan als een project en schakel de juiste mensen in. Een goede mix van werknemers die goed kunnen plannen (en lang op voorhand starten met bijvoorbeeld het opvragen van offertes én versturen van uitnodigingen) en werknemers die overenthousiast zijn op de dag zelf, is perfect.
Zorg ervoor dat één iemand de leiding heeft over de organisatie van de open dag. Iemand die een kei is in het samenbrengen van losse elementen tot één geheel. Vraag ook meteen aan de samengestelde werkgroep om op vaste data samen te komen. Leg het geheel ook vast in een fysiek draaiboek. Loopt het de dag zelf iets anders: niet erg, je bent voorbereid en kan alles aan.
4. De juiste tijd en plaats voor je open dag
Dit is wellicht een moeilijke. Net omdat je zoveel doelgroepen hebt die uitgenodigd kunnen worden, kan ook dat tijdstip per doelgroep verschillen. Probeer een zo ideaal mogelijke dag en tijd te bepalen voor al die doelgroepen samen. Zorg er ook voor dat jouw dag niet samenvalt met een giga-event waar jouw hele omgeving naartoe trekt.
5. Professionaliteit, altijd
Zijn er zaken waar je niet goed in bent of die niet behoren tot jouw core business? Besteed het uit. Reken op een cateraar, bijvoorbeeld, en zet jouw meest enthousiaste werknemers in voor de rondleiding. Zorg ook dat ze goed voorbereid zijn. Een nette werkomgeving geeft bovendien een veel betere indruk dan een ruimte waar het van lijkt alsof mensen er plots zijn gevlucht omwille van dreigende watersnood. Elk klein detail is belangrijk, jouw gasten zien méér dan jij!
Trots op de organisatie van jouw open dag
Laat vooral zien waar jij trots op bent. Het gaat om jouw bedrijf, of je nu de eigenaar bent of de werknemer die het vertegenwoordigt. Ga niet lichtvoetig om met het organiseren van de open dag en je zal beloond worden langs allerlei wegen. Nieuwe klanten, hogere omzet, aangepast imago… noem maar op!
